La fin des discussions « hors procès-verbal » ? Les nouvelles règles qui mettront de l'ordre au tribunal

Le système judiciaire fait un pas de plus vers une transparence accrue dans les salles d'audience, dans le but de réglementer le phénomène des discussions menées sans documentation complète. Dans un avis complet publié par le juge à la retraite Asher Cola, médiateur pour les plaintes du public contre les juges, il établit des règles complètes concernant la gestion du procès-verbal au tribunal - y compris, entre autres, la documentation des procédures effectuées « hors procès-verbal », une procédure très courante, mais qui fait l'objet de nombreuses critiques.

Le message central est que la responsabilité de la gestion des procès-verbaux n'est pas une exigence technique, mais un devoir dont le but est de protéger les droits des parties, de maintenir l'apparence de justice, la transparence et la confiance du public dans le système judiciaire. Le médiateur souligne que la responsabilité de l'enregistrement du procès-verbal incombe au tribunal et non au greffier ou à l'une des parties. Parallèlement, le médiateur précise qu'il est possible de corriger une erreur dans le procès-verbal, mais que la correction doit être effectuée selon une procédure ordonnée. Il a également été déterminé qu'une charge de travail importante ne justifie pas un enregistrement incomplet dans le procès-verbal et que les questions posées par le tribunal doivent être documentées. De même, les comportements inhabituels dans la salle d'audience, tels que les critiques à l'encontre d'un avocat partie au litige, doivent être documentés.

L'avis, comme mentionné, met l'accent sur la procédure courante consistant à mener des discussions « hors procès-verbal », ce qui soulève des questions fondamentales telles que : le consentement des parties à mener la discussion de cette manière est-il suffisant, que le tribunal est-il obligé de documenter et comment un procès-verbal est-il corrigé. Dans le cadre de l'avis, le médiateur précise qu'il est préférable de réduire la pratique consistant à tenir des discussions « hors procès-verbal », lorsque, par exemple, les parties souhaitent recourir à la médiation ou à un compromis.

Nouvelles règles pour la gestion des procès-verbaux lors des audiences

Responsabilité du juge

Le procès-verbal est une obligation substantielle pour assurer la transparence. La responsabilité en incombe au tribunal, et non au greffier.

Réduction du « hors procès-verbal »

Pour éviter un « vide probatoire », il est obligatoire de documenter la décision de sortir du procès-verbal, le consentement des parties et les questions qui l'ont précédé.

Continuité des enregistrements

Si l'enregistrement de l'audience a été arrêté, il est obligatoire de documenter les points principaux de la conversation qui a eu lieu à l'extérieur immédiatement après la reprise de l'enregistrement.

Propositions de compromis

Ne détaillez pas le contenu des propositions rejetées, mais il est obligatoire de documenter la tentative de compromis elle-même et les explications du tribunal.

Petites créances

En l'absence d'avocats, renoncer à un procès-verbal peut être considéré comme un consentement non éclairé. Une documentation stricte des procédures de médiation et de compromis est requise.

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Prévenir un vide probatoire

La raison en est la tentative de garantir que la conduite procédurale soit reflétée dans le procès-verbal de manière complète et fiable, et afin d'éviter une situation de « vide probatoire » qui pourrait nuire à la capacité de clarifier rétrospectivement ce qui s'est passé lors de l'audience, ainsi que d'accroître la transparence et la confiance du public. Il a également été déterminé que si une décision est prise de tenir une discussion hors procès-verbal, la décision, le consentement des parties et l'échange de propos qui l'ont précédé doivent être documentés dans le procès-verbal lui-même.

Il a été précisé en outre dans l'avis que « hors procès-verbal » ne signifie pas en dehors de la salle d'audience ou sans aucune documentation, mais tout au plus une simplification de la méthode d'enregistrement, alors que la loi exige toujours de documenter les points principaux de ce qui a été dit. La commission précise l'exigence selon laquelle la tenue d'une discussion hors procès-verbal ne doit être effectuée qu'après avoir reçu le consentement éclairé des parties et en documentant leur consentement dans le procès-verbal.

Les tentatives de compromis seront également documentées

L'avis mentionne l'obligation de documenter (même dans le cadre des audiences enregistrées) les explications du tribunal aux parties concernant les propositions de compromis ou les frais éventuels qui seront imposés à l'une des parties, dès le début de l'audience et de manière complète. Concernant les audiences enregistrées, il est précisé que si le tribunal arrête l'enregistrement et qu'une discussion a lieu hors procès-verbal - lors de la reprise de l'enregistrement, les points principaux qui n'ont pas été enregistrés doivent être documentés.

Il a également été déterminé que le contenu des propositions de compromis rejetées ne doit pas être détaillé dans les procès-verbaux, mais qu'il convient de noter le fait de l'existence d'une tentative de compromis, la proposition du tribunal de mettre fin à la procédure par un compromis et l'explication donnée par le tribunal dans le cadre de la proposition de compromis. La proposition de compromis peut être détaillée à des fins de conservation de la mémoire si les parties sont tenues d'y répondre à une date ultérieure.

La commission attache une importance particulière à la documentation des audiences tenues en l'absence de l'une des parties. Par exemple, la commission détermine qu'une audience tenue sans la présence d'une partie (la femme) devant le tribunal rabbinique est une affaire grave - et le fait qu'aucun procès-verbal n'ait été préparé pour l'audience constitue, selon le médiateur, un échec grave.

Concernant le tribunal des petites créances, où la procédure judiciaire est menée avec des règles flexibles et de manière moins formelle lorsque les parties elles-mêmes ne sont pas représentées par un avocat, la commission a insisté sur le fait qu'il est important que la documentation soit aussi complète que possible et que la documentation soit étendue dans ce cadre. Il a été déterminé qu'« il est possible que le consentement des parties à ne pas enregistrer un procès-verbal, puisqu'elles ne sont pas représentées, ne soit pas un consentement éclairé ». L'orientation des parties dans les procédures de petites créances par le juge pour demander l'aide de bénévoles juridiques ou la possibilité de trancher l'affaire par voie de compromis doivent être documentées avec précision dans le procès-verbal.